Organizzazione di file e cartelle di lavoro

Fino all'anno scorso non avevo un metodo specifico di archiviazione dei documenti tradotti e da tradurre. Ricordo che utilizzavo un paio di cartelle diverse all'interno della cartella "Documenti", ad esempio una cartella per le traduzioni e una per le revisioni. All'interno di queste due mega cartelle salvavo tutti i documenti che le agenzie per le quali lavoravo mi inviavano: file originali, file tradotti, TM, glossari, materiale di riferimento, ecc.

Con il passare del tempo, e l'aumentare dei clienti, il sistema suddetto non si è rivelato molto funzionale: le cartelle contenevano centinaia di file Word, PDF, vari altri formati derivanti dall'uso di CAT tool, memorie, ecc., e ogni volta era un'impresa riuscire a trovare velocemente quelli che mi servivano. Pertanto, ho dovuto adottare un sistema che mi consentisse di mettere in ordine tutti i file e di localizzarli facilmente all'occorrenza.

Ho deciso allora, su suggerimento di una collega più esperta, di creare una cartella specifica per ogni cliente o agenzia che utilizza i miei servizi linguistici. Nel momento in cui mi arriva una richiesta di lavoro, creo una sottocartella per quel dato lavoro all'interno della cartella del cliente. Nella sottocartella. che riporta il nome o il numero del lavoro, salvo tutti i documenti che riguardano quel progetto: file source, TM, glossari, file target, ecc.

Ecco un esempio. Ho due clienti, chiamati AAA e BBB. Creo dunque due cartelle corrispondenti, nominate AAA e BBB. L'agenzia AAA mi contatta per la traduzione di un contratto di sperimentazione clinica per la società XYZ. A questo punto, creo una sottocartella all'interno della cartella AAA, che chiamerò XYZ. Al suo interno, salvo tutti i file riguardanti questo lavoro. La stessa agenzia mi invia poi un lavoro di revisione per la società ABC; creo una sottocartella all'interno della cartella AAA, che chiamerò ABC, e salvo al suo interno tutti i file relativi a questa società. 

Se, un anno più tardi, la stessa agenzia AAA richiede la traduzione dei risultati della sperimentazione clinica per XYZ, utilizzerò sempre la stessa cartella XYZ creata originariamente. In tal modo, potrò reperire con facilità la memoria e i glossari utilizzati precedentemente e garantire una terminologia coerente a quella utilizzata nel contratto.

Il mio cliente BBB è un organo giudiziario e i documenti che mi invia sono appelli, sentenze, ecc. Per ogni lavoro creo una cartella con il numero identificativo attribuito al documento dallo stesso organo giudiziario. La cartella BBB contiene quindi cartelle del tipo C-000/13.

Aprendo la cartella Clienti, troverò dunque una cartella AAA (contenente sottocartelle tipo XYZ, ABC, DEF) e una cartella BBB (contenente sottocartelle tipo C-000/13, C-000/12).

L'unico svantaggio che ho notato con questo metodo è che quando lavoro a una traduzione che è simile a una traduzione fatta in passato per un altro cliente e desidero utilizzare per il nuovo lavoro anche la memoria del vecchio lavoro, faccio fatica a ricordare il nome della cartella dove si trova la TM che mi interessa. Ma in generale, con questo sistema mi trovo piuttosto bene: ogni file appartiene a una data cartella e non mi ritrovo file vaganti salvati sul desktop o chissà dove.

Quali suggerimenti avete riguardo all'organizzazione di file e cartelle?