Corrispondenza con stranieri: evita di essere frainteso

Come ben sapete, il mio lavoro si svolge interamente al computer. Dal mio studio in una piccola cittadina vicino Cleveland (Ohio), ricevo via email i file da tradurre, eseguo la traduzione al meglio delle mie capacità e invio il lavoro finito al cliente. Queste tre semplici operazioni richiedono numerose email per concordare tariffe e scadenze, porre domande e risolvere eventuali dubbi. Nel 95% dei casi lo scambio di email avviene in lingua inglese.

Ho pensato che potrebbe essere di aiuto ai lettori di questo blog avere a disposizione informazioni che possono servire da spunto per la corrispondenza con interlocutori stranieri. I consigli seguenti interessano principalmente la comunicazione via email, ma possono essere adeguati e utilizzati in ogni forma di interazione linguistica.

Per uno straniero, il modo di comunicare degli italiani è molto brusco e diretto. Rispetto all'inglese, usiamo poco termini come grazie e per favore e in molte occasioni la nostra comunicazione potrebbe sembrare aggressiva e maleducata. Al contrario, nei paesi anglofoni i messaggi duri vengono addolciti per non urtare la sensibilità dell'interlocutore e le parole thank you e please sono pronunciate costantemente, tanto che spesso nelle traduzioni in italiano è meglio ometterle. Ma se state parlando nella lingua di Shakespeare ricordate: melius abundare quam deficere!

Indipendentemente dalle differenze culturali e linguistiche, sono dell'opinione che essere cortesi ed educati non faccia mai male, specialmente alle relazioni lavorative. Per questo rivolgo sempre un'attenzione estrema alla formulazione dei messaggi e delle email di lavoro in una lingua che per me è comunque una lingua straniera.

Alla maggior parte dei clienti, invio email che iniziano con Hi o Hello seguito dal nome del destinatario (senza il cognome). Sebbene gli anglofoni siano estremamente educati nella comunicazione, sono anche meno formali di noi. La forma Dear Sir/Madam è troppo impersonale e per questo poco usata. Subito dopo il saluto, in quasi tutte le mie email di lavoro segue Thanks for your email/Thank you for contacting me. Trattandosi di un lavoro, anche se non è sicuro che accetterò il progetto propostomi, sono grata del fatto che tra i tanti traduttori hanno scelto di contattare me e dimostro la mia gratitudine apertamente. Per i saluti finali, si usano espressioni semplici come Best regards, Kind regards, Regards o semplicemente Best, seguito dal nome del mittente.

Vi propongo una carrellata di frasi da evitare seguite dalle possibili alternative. Aggiungetene liberamente delle altre nei commenti sotto.

1. I want/need the file in a different format --> It would be great/very helpful if you could send the file in a different format
2. You didn't send the right file --> I believe the file I received is not the right one
3. Your rate is too low --> I don't usually apply a lower rate than...
4. The deadline you suggested doesn't work for me --> Is the deadline at all flexible? (da concordare rigorosamente prima dell'inizio del lavoro)
5. I haven't received any confirmation yet --> Could you please confirm...?
6. I have to know by the end of the day ---> It would be much appreciated if you could let me know by the end of the day

Come potete notare, le coppie di frasi trasmettono praticamente lo stesso messaggio, ma le reazioni che suscitano a un madrelingua inglese sono totalmente diverse. Le frasi alternative sono impersonali, estremamente cordiali o concentrano l'attenzione su di me e non sull'interlocutore, instaurando un rapporto più sereno e facilitando la comunicazione. In particolare per la comunicazione scritta, che esclude il tono di voce e il linguaggio del corpo, è meglio essere super polite!

Vi è mai capitato di essere considerati troppo bruschi o diretti?