Gestire le email di lavoro

Come avrete capito dalla scarsità di post pubblicati ultimamente, sono stata molto impegnata. Sembra che improvvisamente a marzo il mondo intero abbia bisogno di traduzioni! I momenti di "grassa" sono sempre ben accetti, ma questo mi ha portato a trascurare altre cose, come ad esempio questo blog e la preparazione dei pasti (chi mi conosce sa che la cucina non è la mia passione!).

Le numerose proposte di lavoro recenti mi hanno fatto riflettere sul modo di gestire le email. Quando ricevono 15-20 email al giorno, le domande che mi pongo sono: Ogni quanto tempo occorre controllare la posta? Quando inviare le risposte? Come catalogare le varie email?

Per evitare di controllare freneticamente la posta elettronica ogni due minuti, ho attivato una funzionalità che mi notifica sul desktop quando ho ricevuto una email. Alcuni ritengono che questo costituisca una distrazione; forse è vero ma per me funziona bene perché comunque ho bisogno di piccole pause mentre traduco.

In genere, durante l'orario lavorativo rispondo a ogni email entro 15-20 minuti dalla ricezione. Se si tratta di una nuova proposta di lavoro, è mio interesse accettarla prima che venga assegnata a qualcun altro; se invece intendo rifiutare, penso che sia cortese comunicarlo al più presto in modo da dare al cliente la possibilità di contattare altri traduttori.

Per le email di lavoro, utilizzo Gmail, che permette di assegnare filtri ed etichette alle email in entrata. In questo modo, posso catalogare le email e attribuire un'etichetta con un colore diverso a ogni cliente. Pertanto, tutte le email che mi arrivano dal cliente AAA avranno un'etichetta rossa, quelle che mi arrivano dal cliente BBB un'etichetta blu, quelle del cliente CCC verde, e così via.

Altre due buone abitudini nell'era della posta digitale sono: personalizzare la firma con nome, titolo, contatti e altre informazioni rilevanti; impostare una risposta automatica se si va in vacanza o si prevede di non poter rispondere alle email entro un periodo di tempo accettabile.

Per quanto riguarda l'archiviazione o l'eliminazione permanente di email di lavoro (incluse quelle contenenti allegati importanti) non utilizzo un metodo predefinito. La tendenza è quella di lasciare tutto nella cartella di posta in arrivo finché non raggiungo il limite consentito, che fino ad oggi è ancora molto lontano.

Avete un sistema particolare di gestione delle email? Condividetelo lasciando un commento.