Wednesday, February 20, 2013

Come preparare una fattura

Il traduttore freelance non si occupa soltanto di lingue straniere, traduzioni e revisioni. Essendo un lavoratore autonomo a tutti gli effetti, deve gestire anche gli aspetti meno entusiasmanti della professione, il che significa marketing, rapporto con i clienti, fatturazione e altro.

Emettere una fattura a un'agenzia di traduzione o a un cliente diretto è un processo piuttosto facile, ma come tutte le cose se non si è pratici può sembrare un'azione complicata. In questo post cercherò di mettere in evidenza gli elementi essenziali da includere in una fattura e fornire un modello che potrete scaricare e utilizzare voi stessi.

In genere una fattura contiene le informazioni necessarie affinché il cliente possa eseguire il pagamento per i servizi forniti. Pertanto è necessario includere: informazioni relative al cliente e al traduttore, informazioni sui servizi professionali eseguiti, informazioni di pagamento.

In primo luogo, occorre inserire nome, indirizzo, numero di telefono, email, partita IVA e ogni altra informazione rilevante del traduttore e del cliente, nonché la data di emissione della fattura e il numero della fattura. Ogni fattura dovrebbe avere un numero unico in modo che sia facilmente identificabile. Il sistema che adotto è semplice: ogni fattura è composta da 3 elementi: l'anno di emissione, il numero vero e proprio e il cliente al quale è stata inviata quella fattura. Quindi la prima fattura che ho emesso nel 2013 è stata nominata così: 2013_00001_AAA, dove AAA sta per il nome del cliente. Per ogni fattura successiva cambio solo il numero e il nome del cliente.

In secondo luogo, le mie fatture contengono sempre il riferimento al numero del PO inviatomi dall'agenzia al momento della conferma del lavoro e un elenco dettagliato dei servizi forniti. Inserisco a tal fine una tabella con il nome del PM, il tipo di lavoro svolto, il numero di parole tradotte o le ore impiegate per la revisione, la tariffa e il totale dovuto, facendo attenzione alla valuta.

Infine, se il cliente paga mediante bonifico internazionale inserisco gli estremi bancari per ricevere il pagamento, dunque nome e indirizzo della banca, intestatario del conto, numero del conto e i codici IBAN, SWIFT, ecc., necessari per i bonifici internazionali. Se il cliente paga mediante assegno (tutte le agenzie americane preferiscono questo metodo di pagamento per i traduttori residenti negli USA) inserisco nuovamente il mio indirizzo postale.

Per quanto riguarda l'organizzazione delle fatture al computer, ho creato una cartella apposita chiamata Invoices. Dunque NON salvo i file delle fatture nella cartella dove si trovano i file del lavoro corrispondente, ma tengo tutte le fatture insieme all'interno di un'unica cartella. Aprendo tale cartella compaiono file di questo tipo: 2013_00001_AAA, 2013_00002_BBB, 2013_00003_CCC, e così via.

Cliccate qui per scaricare il modello che solitamente uso per le mie fatture e sostituite quanto si trova tra parentesi con le vostre informazioni specifiche. Credo, ma non essendo residente in Italia non ne sono sicura, che in Italia sia obbligatoria la dicitura "Professionista di cui alla Legge n. 4 del 14 gennaio 2013, pubblicata nella GU n. 22 del 26/01/2013", ma a questo proposito leggete questo link o rivolgetevi a un consulente perché non sono competente.

In caso di domande o chiarimenti, lasciate pure un commento o inviatemi una email.

Ps: Fatemi sapere se avete problemi ad aprire il documento, è la prima volta che uso Google Docs per condividere un file.

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